Wenn alles beim Inhaber landet: Zuständigkeiten in kleinen Firmen klären

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01Wie es dazu kommt

In einer Firma mit fünf Leuten ist es normal, dass die Inhaberin alles weiss und alles entscheidet. Sie kennt die Kunden, die Preise und die Lieferanten, und wenn etwas unklar ist, fragt man sie. Das ist keine Schwäche, sondern der Grund, warum die Firma gestartet ist. Schwierig wird es erst, wenn zehn oder fünfzehn Personen dazukommen und die Fragen trotzdem alle am selben Tisch landen.

Meist merkt man es an Kleinigkeiten. Die Ferienfreigabe, die zwei Wochen liegen bleibt, weil die Inhaberin auf der Baustelle ist. Die Materialbestellung, die zweimal ausgelöst wird, weil zwei Personen sich zuständig fühlten. Die Reklamation, die niemand anfasst, weil nicht klar ist, wer sie bearbeitet.

02Eine Liste statt eines Konzepts

Ein erster Schritt braucht kein Organigramm und kein Beratungsprojekt. Schreiben Sie auf ein Blatt zwanzig Aufgaben, die in Ihrer Firma jede Woche oder jeden Monat wiederkehren: Offerten erstellen, Material bestellen, Einsätze planen, Rechnungen schreiben, Ferien bewilligen, Reklamationen klären. Setzen Sie hinter jede Aufgabe zwei Namen: Wer macht sie tatsächlich? Wer entscheidet, wenn es heikel wird?

Wenn Sie ehrlich sind, steht bei vielen Zeilen Ihr eigener Name zweimal. Genau diese Zeilen sind die Kandidaten, über die Sie nachdenken sollten – nicht alle auf einmal, sondern eine pro Monat.

03Was sich beim Aufschreiben zeigt

Oft zeigt sich, dass eine Entscheidung nur deshalb beim Inhaber liegt, weil nie jemand gesagt hat, dass sie auch anderswo liegen dürfte. Die Montageleiterin könnte Material bis zu einem festen Betrag selbst bestellen. Das Büro könnte Termine verschieben, ohne zu fragen. Dafür braucht es eine Absprache, eine Zahl und einen Satz im Protokoll.

Manchmal zeigt sich auch das Gegenteil: eine Aufgabe, die jemand seit Jahren erledigt, ohne dass es auf einer Liste steht. Fällt diese Person aus, merkt es die Firma erst, wenn die Arbeit liegen bleibt. Auch das gehört auf das Blatt.

Wenn Sie die Liste lieber gemeinsam erarbeiten möchten, ist die Rollen- und Verantwortungsmatrix die Leistung, die genau das in zwei Workshops tut. Für den Anfang genügt ein Stift.