Sitzungsrhythmus: Welche Sitzungen eine Firma mit zwölf Leuten wirklich braucht

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01Zu viele Sitzungen, zu wenige Entscheide

Eine Firma mit zwölf Mitarbeitenden braucht keine Sitzungskultur wie ein Konzern. Aber sie braucht einen Rhythmus, der klar macht, wann etwas besprochen wird und wann nicht. Ohne ihn entstehen zwei Probleme gleichzeitig: Es gibt Sitzungen, die zu lang dauern, weil alles Platz hat, und Fragen, die nie besprochen werden, weil kein Termin dafür existiert.

Ein Architekturbüro, ein Handwerksbetrieb oder ein kleiner Online-Handel brauchen dafür selten mehr als drei Gefässe. Wie die aussehen, hängt von der Firma ab. Als Ausgangspunkt taugt ein einfacher Vorschlag.

02Ein Vorschlag für drei Gefässe

Die Wochenbesprechung dauert dreissig bis sechzig Minuten und betrifft alle, die im Tagesgeschäft arbeiten. Sie klärt, was diese Woche ansteht, wer was übernimmt und wo etwas klemmt. Entschieden wird nur, was die Anwesenden betrifft.

Die Monatssitzung gehört der Leitung: der Inhaberin und den Teamleitungen. Sie schaut auf Aufträge, Auslastung und offene Personalfragen und braucht etwa zwei Stunden. Hier werden Entscheide gefällt, die über die Woche hinausgehen.

Das Quartalsgespräch ist ein halber Tag für die Frage, wo die Firma in einem Jahr stehen soll. Es findet seltener statt, aber es lohnt sich, den Termin im Kalender zu blockieren, bevor das Tagesgeschäft ihn auffrisst.

03Traktanden und Protokoll

Der grösste Hebel ist unspektakulär: eine Traktandenliste, die vorher verschickt wird, und ein Protokoll mit drei Spalten – was wurde entschieden, wer macht es, bis wann. Mehr braucht es nicht. Eine Sitzung ohne Protokoll hat in vielen Firmen zur Folge, dass dieselbe Frage in vier Wochen nochmals gestellt wird, weil sich zwei Personen unterschiedlich erinnern.

Wenn Sie Rhythmus, Entscheidungsregeln und Vorlagen in einem Zug festlegen möchten, ist der Sitzungs- und Entscheidungsrahmen die passende Leistung: ein Workshop, ein schriftlicher Rahmen und zwei Vorlagen.