Wissen · Beitrag
Wenn eine Schlüsselperson geht: Struktur statt Ersatzsuche
Der Weggang einer langjährigen Mitarbeiterin legt oft offen, wie viel an einer Person hing. Was eine Firma in den ersten sechs Wochen ordnen kann, bevor sie neu einstellt.
Beitrag in Kürze · Platzhalter-Text
01Wenn die Lücke erst später sichtbar wird
Wenn eine langjährige Mitarbeiterin oder ein Vorarbeiter geht, fragen sich die meisten Inhaber zuerst: Wen können wir einstellen? Das ist verständlich. Oft hilft aber ein anderer Blick zuerst: Was hing eigentlich an dieser Person? In vielen Fällen ist es mehr als eine Stelle – etwas Einsatzplanung, etwas Kundenkontakt, das Wissen über eine Maschine, die Telefonnummer des Lieferanten, der noch am Samstag liefert.
Wer in dieser Lage gleich ausschreibt, sucht eine Person, die alles kann, was die frühere Mitarbeiterin konnte. Das gelingt selten, und die Neue übernimmt dieselbe Mischung, die schon beim ersten Mal zu viel an einer Person hängen liess.
02Sechs Wochen zum Ordnen
Eine Möglichkeit ist, in den ersten sechs Wochen nach dem Weggang nichts zu entscheiden, sondern zu sortieren. In der ersten Woche halten Sie fest, welche Aufgaben die Person erledigt hat, möglichst im Gespräch mit ihr selbst, solange sie noch da ist. In der zweiten und dritten Woche entscheiden Sie, was verteilt wird, was wegfällt und was eine neue Stelle braucht.
In der vierten bis sechsten Woche setzen Sie die Verteilung um und prüfen, ob sie hält. Erst dann zeigt sich, ob und mit welchem Profil eine Stelle ausgeschrieben werden soll.
03Was in dieser Zeit hilft
Hilfreich sind kurze schriftliche Notizen zu jeder übernommenen Aufgabe: wer, was, bis wann. Ebenso ein Gespräch mit dem Team, in dem offen gesagt wird, wer was vorübergehend trägt. Und die Bereitschaft, einzelne Aufgaben bewusst liegen zu lassen, bis klar ist, wohin sie gehören.
Die Struktur-Neuordnung ist für diese Lage gedacht: sechs Wochen, vier Sitzungen, ein neues Organigramm, die Berichtslinien und ein Übergangsplan samt Kommunikation an die Belegschaft.
04Was ein Beitrag nicht ersetzt
Der Text ist allgemein gehalten.
- Eine Beratung zu Arbeitsverträgen, Kündigungsfristen oder Zeugnissen.
- Die Auswahl und Anstellung einer Nachfolge.
- Die Übergabe von Fachwissen durch die ausscheidende Person.
- Eine Aussage dazu, wie Ihre Firma die Lage meistert.
05Wo wir arbeiten
Wir sind in Zürich-West zu Hause und besuchen Firmen in der Stadt, am See, im Limmattal und im Zürcher Oberland. Die Sitzungen finden meist bei Ihnen im Betrieb statt, weil dort das Team und die Unterlagen sind. Für Erstgespräche genügt ein Telefonat oder ein Termin an der Hardturmstrasse 161, 8005 Zürich, ZH, Schweiz.
06Kurz beantwortet
- Je früher die Aufgaben der Person erfasst werden, desto eher lässt sich ihr Wissen noch aufnehmen.
- Ja. Ein kurzes Gespräch, wer was vorübergehend übernimmt, vermeidet Gerüchte.
- Ja, etwa nach dem Zusammenlegen von Teams oder nach Wachstum.
- Vier Sitzungen und etwas Zeit dazwischen, um Varianten im Betrieb zu prüfen.
07Häufige Fragen zum Thema
Ersetzt die Neuordnung eine Neueinstellung?
Nein, sie klärt, ob und mit welchem Profil eine Stelle sinnvoll ist.
Was ist, wenn mehrere Personen gleichzeitig gehen?
Dann sind mehr Aufgaben offen, der Ablauf bleibt aber gleich, nur länger.
08Für wen der Beitrag gedacht ist
Der Beitrag richtet sich an Inhaberinnen und Inhaber von Firmen mit fünf bis fünfzig Mitarbeitenden, in denen einzelne Personen viel Wissen tragen. Er beschreibt eine mögliche Vorgehensweise, keine Pflicht. Wie viel Zeit Sie sich lassen können, hängt von Auftragslage und Branche ab. Projektanfrage stellen